1. Objet et qualification des parties
Le présent accord encadre, conformément à l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), les traitements de données personnelles que la société SILIA (SAS, RCS Chartres 889 312 625, 6 rue du Chemin Neuf, 28130 Hanches) réalise pour le compte de la structure cliente (association, collectivité ou autre organisme) dans le cadre de l'utilisation de la plateforme Silia.
La structure cliente est responsable de traitement des données de ses membres, adhérents, contacts, familles et participants. SILIA agit en qualité de sous-traitant : elle ne traite ces données que sur instruction documentée de la structure et pour fournir le service.
2. Traitements concernés
- - Gestion des contacts, membres et adhérents (identité, coordonnées, adhésions)
- - Gestion des inscriptions aux activités et événements (participants, familles, présences)
- - Encaissement et facturation (billetterie, dons, cotisations, facturation au compte)
- - Tarification sociale : quotient familial et attestations CAF transmises par les familles ; ou, lorsque la grille tarifaire de l'organisation est indexée sur le revenu, revenu déclaré et justificatif (bulletin de paie, avis d'imposition), utilisés uniquement pour valider la tranche tarifaire et supprimés automatiquement 30 jours après la fin de leur validité
- - Données de santé (article 9 RGPD) : fiches sanitaires (allergies, régimes, PAI, médecin traitant, personnes autorisées) et pièces justificatives de santé des mineurs accueillis — traitées uniquement si la structure active ces fonctionnalités
- - Communication : notifications, emails, newsletters aux audiences définies par la structure
3. Obligations de SILIA
- - Ne traiter les données que sur instruction de la structure et pour la fourniture du service
- - Garantir la confidentialité : les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité
- - Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement TLS, authentification, cloisonnement par structure, sauvegardes, journalisation)
- - Assister la structure dans la réponse aux demandes d'exercice des droits des personnes (accès, rectification, effacement, opposition)
- - Notifier la structure de toute violation de données dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance
- - Supprimer ou restituer les données au terme du contrat, au choix de la structure
- - Mettre à disposition les informations nécessaires à la démonstration de la conformité (audits raisonnables)
4. Données de santé — mesures spécifiques
Lorsque la structure utilise les fiches sanitaires et pièces justificatives de santé, SILIA fournit les outils permettant à la structure de respecter ses obligations : recueil du consentement explicite du responsable légal (horodaté), restriction de l'affichage aux équipes d'encadrement, et purge de fin de saison (effacement des fiches sanitaires et suppression définitive des documents de santé, disponible dans les réglages du projet, onglet RGPD). La responsabilité de déclencher la purge et de définir la durée de conservation appartient à la structure, responsable de traitement.
5. Sous-traitants ultérieurs
La structure autorise SILIA à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants. SILIA l'informera de tout changement envisagé.
- - DigitalOcean LLC — hébergement de la plateforme et des bases de données, datacenter FRA1 (Francfort, Allemagne — Union européenne)
- - Amazon Web Services — stockage des fichiers (S3) et envoi d'emails transactionnels (SES), région eu-central-1 (Francfort, Allemagne — Union européenne)
- - Cloudflare — gestion DNS et acheminement sécurisé du trafic (protection contre les attaques par déni de service)
- - Better Stack — journalisation technique centralisée (journaux hébergés dans l'Union européenne)
- - Brevo (France) — envoi d'emails et de campagnes
- - Stripe — paiements en ligne (encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne)
- - Expo — acheminement des notifications push mobiles
6. Durée et suppression
Le présent accord s'applique pendant toute la durée d'utilisation du service. À la résiliation, les données de la structure sont supprimées ou restituées dans un délai de 90 jours, sauf obligation légale de conservation.
7. Contact
Pour toute question relative à la protection des données : [email protected]. Voir aussi notre politique de confidentialité et la fiche de registre pré-remplie mise à disposition des structures pour leur registre des traitements.